Alle im Urlaub – die Zurückgebliebenen
Alle im Urlaub – die Zurückgebliebenen

Vorbereitung vor dem Urlaub des Kollegen
Eigentlich ist das der Job Ihres Kollegen, aber in der Hektik kann es sein, dass der Kollege vielleicht das eine oder andere vergisst. Mit dieser Checkliste haben Sie die Möglichkeit sich zu vergewissern, dass Sie auch alles für die Urlaubsvertretung parat haben und ihn gegebenenfalls auch an das eine oder andere erinnern.

  • Genügend Zeit für die Übergabe einplanen, d. h. nicht kurz vor Feierabend. Sie brauchen genügend Zeit, um alle Punkte mit dem Kollegen durchzusprechen und um sich selbst noch in die Themen einzuarbeiten. Es sollte noch Zeit sein, um aufkommende Fragen stellen zu können.
  • Aufgabenliste mit Prioritäten: Ihr Kollege sollte Ihnen unbedingt eine Aufgabenliste mit Erledigungsdatum sowie nach Prioritäten sortiert übergeben. Dies können regelmäßig wiederkehrende Aufgaben z. B. die Bearbeitung der Post sowie Aufgaben mit einer Deadline in der Urlaubszeit des Kollegen sein. Achten Sie darauf, dass der Kollege Ihnen keine Arbeit aufbürdet, die er schon vorher hätte erledigen können. Sie machen nur die Urlaubsvertretung nicht seinen Job.
  • Aufteilung der Aufgaben auf zwei Kollegen: Sollten die Aufgaben zu viel sein, dann wäre es sinnvoll die Aufgaben auch auf einen zweiten Kollegen aufzuteilen, sodass jeder nur einen Teil übernimmt. Es sollte jedoch klar geregelt sein, wer was macht.
  • Infomaterial: Bitten Sie den Kollegen auch darum Ihnen zu zeigen, wo Sie eventuell das Infomaterial für die Aufgaben finden bzw. wo der Kollege seine Sachen ablegt, damit Sie für alle Fälle nachschlagen können.
  • Terminkalender: Lassen Sie sich die Termine, die in der Urlaubszeit anfallen geben und tragen Sie sich diese in Ihren Kalender ein.
  • Kontaktdaten von Ansprechpartnern: Auch diese unbedingt aushändigen lassen.
  • Notfall-Nummer: Für alle Fälle eine Notfall-Nummer von dem Kollegen geben lassen und an wen in der Firma Sie sich auch noch bei Fragen wenden können. Rufen Sie den Kollegen aber wirklich nur im Notfall an. Schließlich braucht er die Erholung.
  • Abwesenheits-Notiz und Telefonweiterleitung: Ihr Kollege sollte unbedingt eine E-Mail-Abwesenheits-Notiz einrichten sowie sein Telefon an Sie weiterleiten. Somit erspart er Ihnen wütende Telefonanrufe und E-Mails, warum diese nicht von seinem Account beantwortet werden.
  • Info an Kunden, Geschäftspartner und Kollegen: Falls noch nicht geschehen, fragen Sie Ihren Kollegen, ob er auch den wichtigsten Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen Bescheid gegeben hat. So ersparen Sie sich und Ihren Kollegen wütende Anrufe und lange Fragenlisten, falls noch ein jemand etwas wissen möchte.
  • Eigene Aufgaben priorisieren: Gehen Sie selbst Ihre Aufgabenliste durch und priorisieren Sie diese Aufgaben. Hier können Sie prüfen, ob Sie nicht auch Aufgaben nach dem Urlaub des Kollegen erledigen können. Somit können Sie sich selbst Zeit frei schaufeln.

 
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